Sytuacja biznesowa

Firma korzystała z usług operatora logistycznego, który na własnym magazynie realizował proces przyjęcia, kompletacji i wysyłki towarów do sklepów. Komunikacja pomiędzy klientem a operatorem logistycznym odbywała się za pośrednictwem kanału EDI (ang. Electronic Data Interchange) i przy wykorzystaniu systemu ERP z jednej strony i systemu WMS z drugiej.

Podjęto decyzję biznesową, w myśl której postanowiono zrezygnować z usług operatora logistycznego, wynająć własny magazyn i zarządzać nim samodzielnie. W związku z tym firma potrzebowała narzędzia do obsługi procesów magazynowych. Głównym problemem w projekcie był czas – cała operacja musiała zakończyć się w okresie 3 miesięcy.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

W pierwszym kroku przeprowadzono intensywne warsztaty z klientem, które miały za zadanie zbudowanie map procesów realizacji wszystkich operacji logistycznych w łańcuchu dostaw. Na tej podstawie określono specyfikację wymagań funkcjonalnych dla systemu WMS, wskazując priorytety każdej z funkcji. Bazując na tych materiałach i mając na uwadze ograniczenia czasowe w realizacji projektu opracowano model minimum, który pozwoliłby na uruchomienie magazynu i zachowanie ciągłości działania biznesu. W oparciu o istniejącą infrastrukturę systemową, sposób integracji i wymagania biznesu wybrano dostawcę systemu i rozpoczęto realizację projektu wdrożenia. Prace przeprowadzono dwuetapowo:

• pierwszy etap zakładał wdrożenie modelu minimum, testy systemu i przeszkolenie użytkowników;
• drugi etap obejmował wprowadzenie dodatkowych funkcjonalności i optymalizację w stosunku do zbudowanego rozwiązania w pierwszym etapie.

Istotnym elementem w projekcie było również sprawne przełączenie procesów z operatora logistycznego na klienta.

Uzyskane korzyści

Opierając się na stworzonym harmonogramie wspólnie z klientem, dostawcą systemu WMS i operatorem logistycznym oraz z najwyższą restrykcją przestrzegając terminów realizacji poszczególnych zadań udało się przeprowadzić projekt zmiany w modelu łańcucha dostaw zgodnie z planem. Efekty przyniosła również starannie przeprowadzona analiz ryzyk projektowych i przygotowanie precyzyjnych scenariuszy postępowania w przypadku ich wystąpienia.

Najważniejszy z celów – zachowanie ciągłości dostaw na etapie przejścia i w modelu własnego magazynu został osiągnięty. Sklepy nie odczuły żadnych problemów związanych z realizacją zamówień a poziom dostępności wszystkich artykułów pozostał na niezmienionym poziomie.

Po okresie miesiąca od zakończenia wdrożenia systemu płynnie przystąpiono do realizacji drugiego etapu, gdzie dokonano modyfikacji systemu i implementacji dodatkowych funkcjonalności. Prace odbywały się zasadą małych kroków – wdrażano i testowano każdą zmianę, finalnie dochodząc do rozwiązania docelowego.