Sytuacja biznesowa

Wraz z dynamicznym rozwojem grupy systematycznie wzrastały również potrzeby Zarządu i kadry kierowniczej w zakresie dostępu do aktualnych raportów i analiz. Kilkuosobowa komórka analityczna odpowiedzialna za produkcję i dystrybucję raportów przygotowywała je ręcznie w cyklach tygodniowych, za każdym razem zajmując się pozyskaniem danych z systemów źródłowych, przeliczeniem ich (sum, średnich, itp.) z wykorzystaniem MS Excell, kontrolą poprawności i wygenerowaniem plików formatu PDF, które następnie rozsyłano za pomocą poczty elektronicznej. Analitycy biznesowi większość czasu w pracy poświęcali na ustalanie właściwych źródeł danych i programowanie zapytań SQL i formuł Visual Basic. Nie wykorzystywali w związku z tym posiadanych kompetencji analitycznych na wysokim poziomie, lecz do osiągnięcia celu próbowali posługiwać się słabo rozwiniętymi kompetencjami programistycznymi. Ponadto proces wydobycia danych z systemu źródłowego, ich dalszej obróbki i dystrybucji trwał tak długo, że dostarczane raporty były nieaktualne w chwili gdy trafiały do odbiorców.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

Zaproponowaliśmy zmianę sposobu pracy komórki analitycznej. Celem stało się całkowite wyeliminowanie prac programistycznych prowadzonych przez niewykwalifikowanych w tym kierunku analityków biznesowych. Głównym zadaniem analityków miało stać się analizowanie danych i opracowywanie centralnie zarządzanych formuł i reguł wykorzystywanych następnie przez system analityczny do automatycznego generowania raportów, których szablony również mieli przygotowywać analitycy biznesowi. Metodą do osiągnięcia postawionego celu było wdrożenie u Klienta systemu analitycznego Business Intelligence. W ramach zlecenia został wybrany dostawca systemu BI, który wspólnie z Klientem w zarządzanym przez Brainect projekcie w ciągu jednego roku wdrożył system analityczny obejmujący swym zasięgiem wszystkie podmioty i rodzaje działalności występujące w grupie Klienta. Dodatkowym utrudnieniem w realizacji projektu było uruchomienie w trakcie jego trwania zupełnie nowego, znaczącego obszaru działalności – ogólnopolskiej sieci handlowej. Nowy obszar działalności również miał zostać objęty systemem Business Intelligence.

Uzyskane korzyści

W efekcie wdrożenia systemu Business Intelligence nasz klient posiada jedno źródło informacji i danych do raportowania, a przekrojowe analizy są zawsze aktualne, wiarygodne i dostępne dla większego grona odbiorców. System zawiera również moduł planowania i budżetowania obejmujący całą organizację i zintegrowany z obszarem analitycznym BI. Raporty dostarczane są drogą elektroniczną i automatycznie. Subskrypcja raportów została przeniesiona do aplikacji mobilnej z wykorzystaniem funkcjonalności „push” dla danych i analiz. System BI usprawnił pracę analityków biznesowych sprawiając, że mogą skupić się wyłącznie na analizie danych, nie angażując się w ich pozyskiwanie i przetwarzanie. Zarząd spółki osiągnął kluczowy cel – informacja, którą otrzymuje jest rzetelna i automatycznie aktualizowana na bieżąco, a dane i informacje są widoczne i dostępne niemal w czasie rzeczywistym, prezentowane w sposób czytelny i zrozumiały dla odbiorców.