Sytuacja biznesowa

Firma posiadała wdrożony system ERP, w kluczowych obszarach działalności. Wraz z dynamicznym rozwojem oraz ewolucją koncepcji biznesowej różne grupy użytkowników na obszarach funkcjonalnych zgłaszały zapotrzebowanie na nowe funkcjonalności systemu. Niestety dokumentacja w niewystarczjący sposób odzwierciedlała sposób funkcjonowania biznesu, nie była też na bieżąco aktualizowana. W konsekwencji użytkownicy nie rozumieli przebiegu procesów biznesowych w których uczestniczą, co w konsekwencji prowadziło do szeregu nieprawidłowości w momencie chęci naprawy błędu w procesie obsługiwanym systemowo, rozwoju funkcjonalności czy też wdrożeniu nowego, powiązanego rozwiązania informatycznego. Pojawiały się następujące problemy:

usprawnienia i funkcjonalności sprzeczne z procesem biznesowym oraz pozostałymi procesami realizowanymi w firmie;

• brak zrozumienia przebiegu procesów biznesowych skutkujący błędami merytorycznymi w realizacji procesu;
• brak prawidłowej, efektywnej współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, skutkujący konfliktami wynikającymi z niedookreślonej granicy procesów;
• brak narzędzi umożliwiających pomiar efektywności procesów i związanych z nimi kosztów;
• brak narzędzi umożliwiających doskonalenie procesów.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

W celu usprawnienia sposobu funkcjonowania organizacji podjęto analizy mające na celu identyfikację problemów. Rozpoznano występujące w organizacji zasady postępowania, procedury i instrukcje, przeprowadzono także szereg wywiadów z kadrą zarządzającą. Stwierdzono, że rozwiązaniem problemów będzie wprowadzenie zarządzania procesowego. Wprowadzono następujące rozwiązania:

• przeszkolono kluczowych pracowników z zakresu zarządzania procesowego;
• zidentyfikowano kluczowe procesy biznesowe;
• wprowadzono zasady analizy i optymalizacji procesów – każda zmiana procesu biznesowego wymagała sporządzenia specyfikacji, w tym map procesów, tak aby można było w sposób przejrzysty dokonywać zmian w pozostałych procesach oraz szacować wpływ zmian na organizację;
• wprowadzono rolę właściciela procesu;
• wprowadzono mierniki procesów wsparte rozwiązaniami informatycznymi.

Uzyskane korzyści

Podstawową korzyścią dla organizacji było uporządkowanie sposobu w jaki były wprowadzane zmiany w jej funkcjonowaniu. Dotyczyły one wszelkich zmian zgłaszanych przez użytkowników, także tych o charakterze rozwojowym. Dzięki bieżącej aktualizacji procesów możliwa była identyfikacja powiązań i wpływu poszczególnych zmian na procesy biznesowe a także uświadomienie pracowników w zakresie roli jaką pełnią uczestnicząc w procesie. Wprowadzone zmiany pozwoliły na wprowadzenie pomiaru realizacji procesów i w konsekwencji do monitorowania kosztów ich realizacji.