Klient

Spółka notowana na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, wchodząca w skład grupy kilkudziesięciu powiązanych ze sobą podmiotów zależnych. Spółka „matka” poza funkcją zarządczą dla podmiotów zależnych stanowi swojego rodzaju centrum usług wspólnych.

Sytuacja biznesowa

Wraz z dynamicznym rozwojem grupy coraz większym wyzwaniem było gromadzenie i przeszukiwanie dokumentów w wersji papierowej. Papierowe archiwa zajmowały znaczną część powierzchni biurowej, lecz w opinii Klienta nie mogły zostać umieszczone w zewnętrznym archiwum, ponieważ były potrzebne pracownikom do realizacji ich codziennych zadań. Jednocześnie pracownicy odczuwali duży dyskomfort podczas poszukiwania dokumentów w archiwum. Związany był on z dwoma aspektami. Pierwszym była olbrzymia czasochłonność poszukiwań, co wprost przekładało się na wysokie koszty stosowania archiwum w wersji papierowej. Drugim aspektem był fakt, że znaleziony dokument mógł być wykorzystywany w jednym czasie tylko przez jedną osobę. Pozostałe osoby chcące skorzystać z udostępnionego dokumentu musiały oczekiwać na jego powrót do archiwum, co generowało opóźnienia w pracy z dokumentami i tym samym kolejne koszty.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

Zaproponowaliśmy wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów w oparciu o system VODA. Wszystkie dokumenty papierowe zostały poddane obróbce cyfrowej i wprowadzone do systemu stanowiąc wsad do archiwum elektronicznego. W ramach rozwiązania wszyscy pracownicy uzyskali dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej, zgodnie z nadanymi im uprawnieniami. System VODA poddawał dokumenty elektroniczne automatycznemu rozpoznawaniu tekstu (OCR), budując bazę indeksów tekstowych umożliwiających zaawansowane poszukiwanie dokumentów. Wdrożenie obejmowało również uruchomienie w firmie procesu gwarantującego przetworzenie do wersji elektronicznej każdego dokumentu „wchodzącego do firmy”. W tym celu uruchomiony został w systemie VODA moduł obiegu korespondencji przychodzącej. W ciągu trzech lat wykorzystywania archiwum elektronicznego liczba składowanych w nim dokumentów przekroczyła 300.000 szt. Wersje papierowe dokumentów zostały umieszczone w zewnętrznym archiwum specjalizującym się w archiwizacji dokumentacji papierowej.

Uzyskane korzyści

W efekcie wdrożenia Klient znacznie obniżył koszty składowania dokumentacji papierowej, przenosząc ją na tanią, zewnętrzną powierzchnię archiwizacyjną. Jednocześnie zwolniona została przestrzeń biurowa, co skutkowało poprawą komfortu pracy pracowników i otworzyło możliwość dalszego rozwoju kadrowego organizacji, bez ponoszenia nakładów na nową powierzchnię biurową. Czas potrzebny pracownikom na odnalezienie pojedynczego dokumentu skrócił się średnio z 8 minut do 4 sekund. Z tych samych dokumentów mogło w tym samym czasie korzystać wiele osób. Wyeliminowano problem zaginionych lub przypadkowo zniszczonych dokumentów papierowych.

Napisz do nas