Klient

Polska grupa kapitałowa, w skład której wchodzi kilkanaście spółek handlowych. Główny obszar działania firmy skupiał się na sprzedaży detalicznej i zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi.

Sytuacja biznesowa

Początkowo średniej wielkości firma w przeciągu zaledwie 4 lat przerodziła się w duże przedsiębiorstwo zarządzające ogólnopolską siecią handlową i zespołem blisko stu obiektów komercyjnych, które wynajmowała swoim klientom. Wraz ze wzrostem firmy i dywersyfikacji zakresu działalności do siedziby spółki zaczynało napływać coraz więcej faktur zakupowych. Dotychczasowy model zakładał papierowy obieg dokumentu, gdzie na odwrocie faktury odpowiednie osoby dokonywały kolejno opisu, dekretacji kosztów, akceptacji merytorycznej i formalnej. W pełni opieczętowana faktura trafiała do działu finansowego, gdzie była księgowana i archiwizowana. Niestety wydajność takiego rozwiązania była na bardzo niskim poziomie, a sprawne zarządzanie i śledzenie faktur praktycznie niemożliwe. W związku z powyższym firma musiała usprawnić swój obieg faktur. W przeciwnym wypadku ryzyko nieterminowości w opłacaniu faktur i związane z nim konsekwencje wizerunkowe i finansowe stałoby się sporym problemem, na które firma nie mogła i nie chciała sobie pozwolić.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

Zespół Brainect bardzo dokładnie przeanalizował proces obiegu faktur zakupowych w firmie. W wyniku przeprowadzonych prac powstał model procesu biznesowego, który poddano optymalizacji poprzez między innymi wytyczeniu reguł w przekazywaniu faktur pomiędzy stronami i tak np. faktury zakupowe, których łączna kwota netto nie przekraczała 10.000 zł nie musiały być akceptowane formalnie, którą to akceptacje wykonywali członkowie zarządu, prezes i prokura stanowiąc niestety wąskie gardło w obiegu. Faktury takie od razu po akceptacji merytorycznej trafiały do księgowania. Najważniejszym jednak usprawnieniem było stworzenie systemu informatycznego, który z sukcesem i niedoścignienie przewyższał dotychczasową rolę gońca w firmie. Asystentki, które przyjmowały faktury skanowały je i wprowadzały do systemu VODA. Następnie elektroniczna już wersja faktury była przekazywana do odpowiedniej osoby. W raz z każdym dokumentem w systemie rozpoczynał się nowy obieg. Każdy z użytkowników na ścieżce przepływu faktury był informowany w czasie rzeczywistym o jej otrzymaniu i proszony o realizację konkretnego działania (opisaniu, dekretowaniu…) Ponadto dzięki możliwościom jakie daje VODA przygotowano szereg funkcjonalności znacznie ułatwiających obieg FV np.:

  • użytkownicy mogli zbiorczo realizować zadania na fakturach,
  • stworzony algorytm pozwalał przydzielać faktury na podstawie bieżącego obciążenia użytkowników, ich dostępności i sprawowanej funkcji,
  • wdrożony moduł raportujący pozwalał śledzić każdą fakturę i wskazywać przez kogo i od ilu dni jest procesowana,
  • systemowe podpowiedzi pozawalały użytkownikom sprawnie opisywać faktury i dekretować koszty – w VODA w pełni odwzorowano całą strukturę MPK-ów funkcjonujących w firmie.

Uzyskane korzyści

Opracowane i wdrożone rozwiązanie systemowe oraz usprawnienia organizacyjne sprawiły, że w firmie problemy występujące wcześniej przy papierowym obiegu faktury zostały całkowicie rozwiązane. Wsparcie jakie uzyskano dzięki VODA nie tylko kilkukrotnie przyspieszyło proces obiegu faktury, ale również pozwoliło osobom odpowiedzialnym za finanse w firmie na bieżącą obserwację ewentualnych opóźnień i precyzyjne wskazanie osoby, która opóźnienie spowodowała.

Napisz do nas