Sytuacja biznesowa

Firma dziennie generowała od kilkudziesięciu do kilkuset zamówień do różnych dostawców. Operacja była realizowana przez Departament Sprzedaży z wykorzystaniem narzędzia klasy ERP. Zamówienia z systemu były dystrybuowane do dostawców za pośrednictwem komunikatu ORDER w kanale EDI. Towar następnie trafiał do magazynu, był rozpakowywany i liczony a wielkość dostawy była zatwierdzana na dokumencie WZ i wprowadzana do systemu WMS, który komunikował się z systemem ERP również za pomocą kanału EDI. Cały proces był sprawny i wydajny. Niestety problem pojawiał się w momencie, gdy do centrali firmy wpływała faktura (w formie papierowej lub elektronicznej). Departament Księgowy w porozumieniu z Departamentem Handlowym weryfikowali poprawność dokumentu pod względem wartości i wielkości zakupu. Każda faktura wymagała łącznie od 10 do 30 minut pracy. W wielu przypadkach wymagane było również wystąpienie do Dostawcy z żądaniem wystawienia faktury korekty, które to działanie zajmowało również sporo czasu. W konsekwencji firma wraz z rozwojem swojej sieci, wzrostem zakupów i poszerzaniem asortymentu zmuszona była zatrudniać kolejne osoby, których praca dedykowana była właśnie pod weryfikację faktur.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

Bazując na już istniejącym modelu elektronicznej wymiany danych zaproponowano wykorzystanie nowego komunikatu – INVOICE oraz zmodyfikowano zakres informacji przesyłanych w komunikacie ORDER i RECADV. W rezultacie powstało bezobsługowe narzędzie do weryfikacji faktur:

• wraz z wysyłką komunikatu ORDER na platformie EDI była zapisywana wcześniej uzgodniona z dostawcą cena zakupu każdego z towarów i przesyłana automatycznie z systemu ERP;
• przy dostawie towaru w systemie WMS powoływano się na unikalny numer zamówienia i weryfikowano ilości dostarczone versus zamówione. Te informacje według już wcześniejszego modelu były wysyłane do systemu ERP za pośrednictwem komunikatu RECADV;
• dostawcy wysyłali faktury korzystając z komunikatu INVOICE, gdzie na wejściu były walidowane właśnie pod względem zgodności cen z cennikiem z dnia zamówienia oraz zgodności ilości dostarczonej.

Uzyskane korzyści

Kanałem EDI bezpośrednio do modułu księgowego systemu ERP trafiały faktury, które nie wymagały żadnej weryfikacji, bowiem została ona wykonana na platformie EDI. Dzięki temu czas weryfikacji faktury został całkowicie zredukowany a sprawdzanie poprawności faktury było bezbłędne, bowiem wykonane bez udziału człowieka. Wprowadzone rozwiązanie pozwoliło zredukować stanowiska pracy związane z weryfikacją faktur. Odciążono również pracą osoby, które zajmowały się przyjmowaniem korespondencji i wprowadzaniem jej do obiegu.

Sporym wyzwaniem w projekcie było przekonanie dostawców do wykorzystania nowej metody przesyłania faktur. Jednakże w okresie 6 miesięcy udało się nakłonić 70% dostawców, którzy po okresie wdrożenia i testów wysyłkę faktury komunikatem EDI uczynili jedynym sposobem wysyłki dokumentu do omawianego klienta.