Klient

Duża spółka akcyjna zajmująca się budową i zarządzaniem obiektami handlowymi. Firma rocznie oddawała do użytku około 50 lokalizacji, współpracując z takimi firmami jak np. Jeronimo Martins – właściciel sieci dyskontów „Biedronka”.

Sytuacja biznesowa

Złożoność realizowanych projektów angażowała w ich wykonanie wiele osób, które były odpowiedzialne za poszczególne zadania. Cała komunikacja pomiędzy wykonawcami kolejnych etapów odbywała się za pośrednictwem maili, a dokumentacja projektu przetrzymywana była w wersji elektronicznej na dyskach lokalnych pracowników firmy. Wraz z przyrostem liczby prowadzonych projektów pojawiał się problem w sprawnym jego zarządzaniu. Osoby odpowiedzialne za konkretne zadania nie wiedziały kiedy mają przystąpić do ich wykonania. Kierownik projektu nie posiadał aktualnej informacji na temat rzeczywistego statusu praca, a dokumentacja projektowa posiadała kilka różnych wersji przetrzymywanych na komputerach różnych osób.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

W pierwszym kroku współpracy dokładnie przeanalizowaliśmy proces związany z zarządzaniem projektami budowalnymi w firmie. Stworzyliśmy szczegółowe mapy procesów w adnotacji BPMN, które następnie podaliśmy wraz z klientem optymalizacji. Poszczególni pracownicy gdy zobaczyli rozrysowane procesy dokumentujące ich wspólną pracę sami stwierdzili, że wiele zadań jest niepotrzebnie powtarzanych przez różne zespoły, a kolejność niektórych kroków nie do końca jest właściwa. Gdy opracowaliśmy docelowy model funkcjonowania firmy w jej kluczowym obszarze przystąpiliśmy do projektowania systemu wspomagającego zarządzanie projektami budowlanymi. Stworzona aplikacja została przygotowana w technologii CFML i MS SQL, a dostęp do niej odbywał się za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Projektując system określiliśmy poszczególne role użytkowników, w pełni odwzorowaliśmy przebieg procesu i udostępniliśmy narzędzia raportujące o postępach w realizacji projektu. Ciekawym dodatkiem okazał się interaktywny wykres Gantta, który prezentował ścieżkę krytyczną w projekcie wraz z ewentualnym odchyleniem od planu. Ponadto opracowaliśmy zbiorczy moduł repozytorium dokumentów z opcją nadawania uprawnień do podglądu i edycji oraz wersjonowania.

Uzyskane korzyści

Wprowadzone usprawnienia organizacyjne przyczyniły się do skrócenia czasochłonności przy realizacji projektów – redukcja na poziomie 5% w liczbie realizowanych zadań. Wsparcie pracowników poprzez dedykowane rozwiązanie informatyczne uporządkowało kwestie administracyjne przy zarządzaniu projektem. Ponadto rozbudowany system raportujący sprawił, że główna kadra managerska została wyposażona w narzędzie do stałego monitorowania efektywności pracy swoich podległych pracowników. Istotną poprawą była również zmiana sposobu komunikacji pomiędzy użytkownikami – cała wymiana korespondencji odbywała za pośrednictwem systemu VODA i była jednoznacznie przypisana do konkretnego projektu i jego etapu oraz zadania. Dzięki czemu dostęp do ustaleń stał się prosty i przejrzysty.

Napisz do nas