Sytuacja biznesowa

W ramach jednej ze spółek celowych grupy, Klient postanowił uruchomić działalność handlową FMCG w placówkach formatu dyskontowego zlokalizowanych na terenie całego kraju.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

Zadaniem zespołu Brainect była pomoc w zaprojektowaniu procesów wraz z ich dokumentacją w postaci map oraz zaprojektowanie i uruchomienie architektury systemów IT wspierających te procesy wraz z zarządzaniem powstałą w ten sposób, rozproszoną infrastrukturą IT.

Prace projektowe rozpoczęliśmy od zapoznania się z wizją sieci i opracowania map procesów przy współpracy z kluczowymi pracownikami Klienta. Niewątpliwą trudnością przy realizacji tego etapu był fakt, że struktura organizacyjna nowej sieci handlowej nie była jeszcze kompletna – Klient prowadził intensywną rekrutację kadry. W następnej kolejności mapy procesów posłużyły do opracowania kompletnej listy systemów IT niezbędnych do uruchomienia sieci handlowej w oparciu o zaprojektowane procesy. Określiliśmy którymi systemami IT klient już dysponuje w ramach struktury i należy je rozbudować o nowe obszary / moduły a które systemy wymagają wdrożenia od podstaw. Dla systemów istniejących opracowaliśmy listy zmian. Dla systemów wymagających wdrożenia opracowaliśmy zapytania ofertowe i przeprowadziliśmy postępowanie przetargowe. Byliśmy również odpowiedzialni za zarządzanie wszystkimi projektami zmian i wdrożeniami systemów IT oraz za dostarczenie jednego z komponentów architektury IT, jakim był Intranet oparty o system VODA mający stanowić swoiste centrum informacji dla Kadry Menedżerskiej.

Uzyskane korzyści

W ramach projektu wdrożone zostały od podstaw systemy MDM, WMS, POS i CCTV oraz wprowadzone zostały zmiany w systemach ERP i BI. System ERP został podłączony do platformy EDI za pośrednictwem której komunikował się magazynem „3PL” oraz z dostawcami (ok. 300 dostawców, 100% pokrycia) wymieniając dokumenty operacyjne (zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza dostaw, potwierdzenia dostaw, raporty magazynowe) oraz dokumenty księgowe (faktury, korekty faktur). Uruchomienie pierwszego sklepu sieci nastąpiło po 9 miesiącach od formalnego rozpoczęcia projektu. W pierwszym roku uruchomionych zostało ok. 40 kolejnych sklepów sieci. W ramach projektu uruchomiono także wewnętrzny Intranet oparty o system VODA. Kokpit systemu VODA stanowił dla Kadry Menadżerskiej centrum informacji o funkcjonowaniu sieci handlowej.