Sytuacja biznesowa

Firma podlegała bardzo szybkiemu rozwojowi, sukcesywnie zwiększała zatrudnienie tworząc nowe stanowiska pracy, często o niedookreślonym zakresie. Tworzono także nowe komórki organizacyjne, których zakres zadań był niedostatecznie określony. Rozrost organizacji doprowadził do utworzenia silosów organizacyjnych i zorientowaniu departamentów w sposób silnie funkcjonalny. Pojawiał się coraz częstszy problem we współpracy między poszczególnymi departamentami, które nie chciały współpracować w celu rozwiązywania problemów, co doprowadziło do szeregu konfliktów i wąskich gardeł w procesach biznesowych. Kolejnym zidentyfikowanym problemem były straty spowodowane chaotycznym prowadzeniem projektów rozwojowych, będące konsekwencją niewystarczającej wiedzy w zakresie zarządzania projektami wśród osób kierujących pracami.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

W celu usprawnienia sposobu funkcjonowania organizacji podjęto analizy mające na celu identyfikację problemów. Rozpoznano występujące w organizacji zasady postępowania, procedury i instrukcje, przeprowadzono także szereg wywiadów z kadrą zarządzającą. Stwierdzono, że rozwiązaniem problemów będzie wprowadzenie zasad zarządzania projektowego.

W tym celu zdefiniowano metodykę zarządzania projektami, którą przyjęto jako obowiązującą w organizacji, a także utworzono Biuro Projektów odpowiedzialne za zarządzanie projektami oraz współpracę z klientem wewnętrznym oraz dostawcami. Wprowadzono następujące rozwiązania:

• wdrożono uchwałę dotyczącą zarządzania projektami, opisującą zasady zgłaszania projektów, ich oceny, prowadzenia oraz rozliczania,
• zdefiniowano zasady współpracy projektowej oraz tworzenia zespołów projektowych,
• zdefiniowano kluczowe procesy związane z zarządzaniem projektami oraz zmianą i zaproponowano ich zoptymalizowaną formę,
• uruchomiono Biuro Projektów w ramach Service Desk,
• przygotowano do wdrożenia system zarządzania zmianą.

Uzyskane korzyści

Podstawową korzyścią dla organizacji było uporządkowanie sposobu w jaki były wprowadzane zmiany w jej funkcjonowaniu. Dotyczyły one zarówno projektów usprawniających, jak i rozwojowych. Strukturyzacja i standaryzacja procesu zarządzania zmianą spowodowała, że kadra operacyjna i zarządcza rozpoczęła pracę zespołową, przy czym każda zmiana była uruchamiana w formie projektu.

Taka forma pracy pozwoliła na lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, wprowadzenie systemu zarządzania innowacją, a także na szybszą identyfikację i rozwiązywanie rzeczywistych źródeł problemów.

Lepsza analiza problemów pozwoliła na obniżenie kosztów spowodowanych wdrażaniem nieuzasadnionych biznesowo zmian, a także niepowodzeń spowodowanych złym przygotowaniem i zarządzaniem projektami.