Sytuacja biznesowa

Początkowo, gdy firma zaliczała się jeszcze do sektora małych przedsiębiorstw a wyjazdy pracowników traktowane były w kategorii wyjątków – cały obieg delegacji obywała się w formie papierowej. Nie przysparzało to jednak problemów, bowiem sporadyczna konieczność obsługi procesu nie wywoływała nawet potrzeby wsparcia systemowego przy jego realizacji. W związku jednak z rozwojem firmy, dywersyfikacją zakresu działalności pojawiły się zespoły ludzie, których charakter i zakres wykonywanych obowiązków obligował do częstych i bezpośrednich spotkań z klientami, którzy zlokalizowani byli na terenie całej Polski. Dynamika rozwoju firmy i szereg inwestycji rozwojowych na poziomie strategicznym sprawiła, że spółka w odpowiednim momencie nie podjęła stosownych kroków usprawniających proces obiegu delegacji. W związku z tym pewnego dnia w firmie nastąpił paraliż w obszarze rozliczeń delegacji. Pracownicy nie otrzymywali terminowo zwrotów poniesionych kosztów, managerowie przestali kontrolować wydatki na działania handlowe związane z wizytami pracowników u klientów, a dział księgowości nie miał jasnej informacji o zasadności wykonywanych przelewów na rachunki osób podróżujących w celach służbowych. Skala problemów, których źródłem był wcześniej w ogóle poboczny proces, wymagała natychmiastowych działań. Do wsparcia zaproszono zespół Creagolics.

Podjęte działania i wprowadzone rozwiązania

na etapie inicjacji projektu wspólnie z klientem określiliśmy główne cele i korzyści jakie miały być efektem naszych działań – uporządkowanie zasad w obiegu procesu oraz przygotowanie i wdrożenie rozwiązania systemowego. Przystępując do realizacji umowy w pierwszej kolejności przeprowadziliśmy spotkania z wszystkimi stronami uczestniczącymi w procesie obiegu delegacji oraz zainteresowanymi jego przebiegiem. W efekcie prac powstała bardzo szczegółowa mapa procesu, opracowana zgodnie z adnotacją BPMN 2.0. Była ona podstawą do przygotowania specyfikacji wymagań funkcjonalnych dla rozwiązania informatycznego, które wspierałoby użytkowników w realizacji obiegu delegacji. Można wskazać podstawowe założenia dla budowy systemu:

• integracja z bazą pracowników firmy oraz systemem obiegu faktur,
• przejrzysty system raportujący koszty delegacji pracownika w definiowanym okresie czasu,
• odwzorowanie ścieżki przepływu wniosku o pozwolenie na odbycie wyjazdu służbowego i procesu rozliczenia kosztów delegacji,
• eliminacja czynności powtarzalnych i wielokrotne wykorzystywanie danych na różnych etapach procesu.

W okresie 3 tygodni, dzięki dobrze opracowanym założeniom i wzorcowym zarządzaniu harmonogramem projektu, wdrożyliśmy dedykowany system VODA dla naszego Klienta, który po 1 miesięcznym okresie stabilizacji stał się w pełni funkcjonalnym i bezbłędnym narzędziem wspierającym Klienta w obsłudze procesu obiegu procesu delegacji.

Uzyskane korzyści

Uporządkowanie i optymalizacja procesu biznesowego wykonana przez grupę ekspertów Brainect pozwoliły przygotować wytyczne pod budowę idealnie dopasowanego do potrzeb Klienta systemu, który w kolejnym kroku został stworzony przez nasz zespół programistów. Całość prac pozwoliła udrożnić proces i dała Klientowi funkcjonalne narzędzie znacznie obniżające czasochłonność działania i pozwalające w sposób ciągły kontrolować wydatki na podróże służbowe. Dzięki analizie kosztów bazującej na danych z systemu VODA kadra zarządzająca mogła opracować wytyczne obniżające kosztochłonność delegacji. Wartym pokreślenia jest również fakt, że na prośbę Klienta rozwinęliśmy narzędzie o skrypt kojarzący pracowników podróżujących w tym samym czasie i w tym samy kierunku, co pozwoliło uzyskać oszczędności na paliwie i hotelach.